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¿Qué pasos hay que seguir antes de empezar un proyecto?

A menudo, cuando vamos a ver a un cliente y nos cuenta lo que necesita, lo siguiente que hacemos es evaluar el mismo con todos los implicados de Bluecell, elaborar un presupuesto, y si el cliente está conforme, nos ponemos a trabajar de inmediato.

Empezar un proyecto va más allá de las fases de reunión y presupuesto, engloba varias tareas más que hay que tener claras y desarrolladas antes de meternos de lleno en el trabajo en sí.

 

Lo primero que debemos plantearnos es, ¿lo que quiere el cliente es lo que realmente necesita? Hay veces que el cliente nos plantea su necesidad y nosotros, sin cuestionarlo, le damos lo que él quiere, pero puede que esto no sea lo que ellos necesitan.

Un ejemplo muy sencillo sería que el cliente nos dijera que quiere hacer publicidad en redes sociales para mandar el máximo de tráfico a su web y poder así vender más productos. Lo que pide es algo que se puede hacer con una buena planificación, pero,  si no ahondamos un poco más y no hacemos un trabajo previo de investigación del cliente junto con las preguntas adecuadas, quizá no sabríamos que su web no tiene una buena estructuración, que la sección de registro y de e-commerce no se entiende bien y el usuario final no llega a terminar la compra. Por lo que, aunque lo que el cliente pide sea factible, no es lo que necesita en este caso, al menos por ahora.

Para eso estamos nosotros, el primer paso es orientar al cliente sobre su verdadera necesidad. Tenemos que asegurarnos de que lo que desea es lo que necesita.

 

El segundo paso será definir los objetivos del proyecto. ¿Qué queremos conseguir? La consecución de estos objetivos es lo que nos otorgará el éxito del proyecto.
Existe una clasificación para estos objetivos, es la denominada SMART.

Nuestros objetivos han de ser:
Específicos: responde a las cuestiones de “Qué, cuándo, cómo, dónde, con quién”
Medibles: Debemos tener una forma cuantitativa de poder medir que efectivamente lo hemos logrado. Ej. Incrementar el número de ventas de un producto a través de Adwords. Este objetivo no es medible, ya que no aportamos datos. Lo correcto sería decir: Incrementar el número de ventas un 20% a través de Adwords.
Asignables: Se deben poder asignar a uno o varios responsables.
Realistas: en función del presupuesto y de los recursos que tenemos.
Temporales: tienen que tener un principio y un fin.

 

El tercer paso es definir el alcance del proyecto, es decir, ¿Qué es lo que vamos a hacer para conseguir nuestros objetivos?
Aquí lo primero que vamos a hacer es desarrollar un briefing, un documento que incluirá la necesidad del cliente y nuestros objetivos, lo más explicados posible.
Después de esto, descompondremos nuestro proyecto en actividades.

Cada actividad será asignable a un miembro del equipo. Esto es muy importante ya que cada uno de los miembros del equipo tendrá que hacer las estimaciones oportunas relativas a su actividad: tiempo necesario, coste y posibles riesgos que puedan poner en peligro el cumplimiento de esta actividad.

Una vez que el proyecto esté en marcha, lo ideal para este proceso es utilizar las metodologías Ágiles, y para ello tener un programa a nuestro servicio que nos ayude a tener todo organizado (actividad, responsable de la actividad, tiempo estimado y en algunos casos coste).

En Bluecell utilizamos Jira Software, que está pensada para el desarrollo de software, permite crear pizarras, planificar sprints y distribuir tareas entre todo el equipo. Se pueden priorizar las actividades, de forma que sirve como herramienta principal en la gestión y organización de los flujos de trabajo. Además es compatible con muchas apps, alguna de las cuales usamos diariamente, como Toggl, una app que permite medir la productividad ya que mide el tiempo exacto que se dedica a cada tarea, proyecto y cliente.

Pero existen otras herramientas como Trello, que funciona con tarjetas que completan listas, Sinnaps que prioriza las tareas y calcula automáticamente una ruta de trabajo optimizada o Basecamp, quizá un poco más sencilla que las anteriores, pero igual de eficaz dependiendo de para qué se vaya a utilizar.

Explicaremos las diferencias entre cada una en otro post…

Esta descomposición en actividades es muy importante ya que será la base para desarrollar el cronograma, el presupuesto y un plan de respuesta a posibles riesgos.
Las actividades no solo tienen que estar descritas con un nombre o título, sino que cada una de ellas tiene que llevar una explicación sobre qué hay que hacer o cómo hay que desarrollarla, de forma que el responsable asignado para desarrollarla entienda a la perfección lo que tiene que hacer.

Lo ideal es relacionar unas actividades con otras y crear una secuencia, lo que llamamos Flowchart o Diagrama de flujo en español. De esta manera todo el equipo implicado sabrá perfectamente qué actividad tiene que desarrollar, cómo la tiene que desarrollar y en qué orden.

El cuarto paso es elaborar un cronograma, que servirá para medir el proyecto en tiempo, que las actividades empiecen y acaben de acuerdo a lo planificado.
A veces es complicado estimar un tiempo concreto a una actividad que no se ha desarrollado todavía, pero para ello es imprescindible que las actividades del punto anterior estén descritas de forma clara y con todas sus funcionalidades.

Podemos además, basarnos en nuestra experiencia anterior en proyectos similares.

Todo el equipo ha de tener acceso al cronograma y poder marcar si lo está cumpliendo o no, de forma que se puedan subsanar errores de tiempo antes de que sea demasiado tarde.

Existen algunas herramientas que nos ayudan a crear cronogramas, como Smartsheet, que permite crear diagramas de Gantt y que además se puede conectar con herramientas como Jira, o podemos recurrir al típico cuadro de Excel o Google Drive si queremos compartirlo en línea. No importa cómo se haga, pero es importante hacerlo.

 

El quinto paso será desarrollar el presupuesto, para ello tenemos que conocer el coste de los recursos (personas involucradas en el proyecto) y el tiempo estimado para cada una de las actividades.

En ocasiones es complicado identificar todos los costes, por eso, siempre hay que incluir en nuestro plan de riesgos una bolsa de horas/precio de más para posibles desviaciones, que según nuestra experiencia, siempre suelen ocurrir.

El presupuesto no es una cantidad fija, sino que se relacionará con el cronograma y con cada actividad, es un presupuesto dinámico. Es decir, cuando el proyecto esté en marcha, si tenemos un presupuesto de 20000€, no nos sirve de nada saber que hemos gastado 10000€, no se puede saber si es bueno o malo, sino que hay relacionarlo con cada actividad que hemos marcado en nuestro cronograma y ver si cumple lo que nos habíamos marcado al principio o no y si con lo que nos queda es suficiente para terminar el proyecto.

 

Y el sexto y último paso es identificar los posibles riesgos de nuestro proyecto, todo lo que pueda hacer que las actividades no se desarrollen tal y como se habían planificado (vacaciones de empleados, posibles opciones en el desarrollo de una actividad, cambio de proveedor y por lo tanto de coste, etc).

Una vez identificados, tenemos que intentar aportar soluciones a cada uno de los riesgos, y saber qué podemos hacer en caso de que ocurra algún problema.

 

Todos estos pasos deben quedar reflejados en un documento al que todos los stakeholders (personas involucradas en el proyecto) tengan acceso y puedan garantizar el éxito de nuestros objetivos.

Con esto, podemos hacerle al cliente una propuesta mucho más detallada y que además vea que “tenemos todo bajo control”.

 

 

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